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Politique Safe Harbor

REMARQUE : Kautex est membre de l’entreprise Textron Inc.  Kautex adhère à la politique de protection des données personnelles de Textron Inc. exposée ci-dessous :

Enoncé de la politique
Textron prend acte de la norme de l’Union européenne en matière de protection des données personnelles. Textron a besoin d'extraire et de compiler les données de ressources humaines concernant les personnes qu’elle emploie au sein de  l'Union européenne. La présente Politique traite des questions de respect de la vie privée des employés européens et des préoccupations commerciales de l’entreprise.

Pour mettre en place cette Politique, Textron adhèrera aux Principes Safe Harbor (principes internationaux de la sphère de sécurité relatifs à la protection de la vie privée) du Ministère du Commerce des Etats-Unis, auquel elle fournira une autocertification de sa conformité avec ces mêmes principes. Cette Politique s’applique à l'ensemble des données de ressources humaines transmises par les exploitations de Textron situées dans les pays de l'Union européenne vers les Etats-Unis. Ceci inclut la transmission de données par téléphone, par ordinateur et sur support papier, ainsi que les données telles que les registres de paie, les enregistrements téléphoniques, les évaluations de performance, ainsi que toute donnée identifiant un employé en particulier.

L’utilisation des données sur les membres du personnel de l’Union européenne inclura le recensement des effectifs, l’analyse statistique, le plan de rémunération et les transactions liées, le développement de carrière, la dotation en personnel, les problèmes internationaux en matière de sécurité personnelle, les enquêtes internes, les enquêtes de moralité, les enquêtes concernant l’application des réglementations, les enquêtes de l’agence gouvernementale américaine, ainsi que les fusions, acquisitions et dessaisissements.

Directives
Textron a adopté les sept principes Safe Harbor [notification, choix, transfert (transfert à des tierces parties), sécurité, intégrité des données, accès et mise en œuvre] concernant les données de ressources humaines transférées aux Etats-Unis depuis les exploitations de Textron situées dans l’Union européenne.

  1. Notification – Textron notifiera à ses employés européens le but de la collecte et de l’utilisation des données de ressources humaines. Des informations seront fournies quant à la manière dont les employés peuvent contacter Textron en cas de questions ou de plaintes concernant les données de ressources humaines. Textron informera ses employés des tierces parties auxquelles elle divulgue les informations, et des restrictions limitant l’utilisation et la divulgation de celles-ci.
  2. Choix – Avant de communiquer les données de ressources humaines à une tierce partie, Textron permettra à chaque employé de décider si les données de ressources humaines qui le concernent peuvent être divulguées à celle-ci ou si elles sont utilisées dans un but incompatible avec le but dans lequel elles avaient à l’origine été collectées ou ultérieurement autorisé par l’employé. Concernant les données sensibles, le consentement explicite de l’employé sera requis si les données de ressources humaines qui le concernent doivent être divulguées à une tierce partie ou utilisées dans un autre but que le but d’origine ou que ceux ultérieurement autorisés par l’employé.
  3. Transfert (transfert à des tierces parties) – Avant de divulguer des données de ressources humaines à une tierce partie, Textron appliquera les principes de notification et de choix énumérés précédemment. Textron s’engage à s’assurer que le détenteur des données de ressources humaines de la tierce partie souscrira également aux principes Safe Harbor ou à toute constatation d’adéquation de l’Union européenne. Textron conclura également un accord écrit avec la tierce partie, exigeant que celle-ci fournisse au minimum le même niveau de protection des données personnelles que celui de Textron.
  4. Accès – Les employés couverts par cette politique auront accès aux informations détenues par Textron les concernant et pourront les corriger, les modifier ou les supprimer en cas d'inexactitude (sauf lorsque les coûts indirects ou les dépenses liés à l'accès aux informations sont disproportionnés par rapport aux risques que ne soient violés la vie privée de l'individu en question ou les droits d'autres personnes).
  5. Sécurité – Textron prendra des mesures raisonnables pour protéger les informations personnelles de toute perte, mauvaise utilisation, accès non autorisé, divulgation, modification et destruction.
  6. Intégrité des données – Les données de ressources humaines conservées par Textron seront pertinentes par rapport au but dans lequel elles doivent être utilisées. Textron prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que les données sont fiables et réservées à l'usage prévu. Textron vérifiera également que les informations sont exactes, complètes et correctes.
  7. Mise en œuvre – Afin d’assurer la conformité avec les présents principes Safe Harbor, Textron :
    a. S’engage à coopérer avec les autorités compétentes en matière de protection des données des pays de l'Union européenne pour enquêter sur les plaintes et y trouver une solution, et à suivre leurs conseils ;
    b. Utilisera une procédure permettant de vérifier que les engagements pris par la société pour adhérer aux principes Safe Harbor ont bien été mis en œuvre ;
    c. Remédiera aux problèmes causés par tout manquement aux Principes. Textron convient que la non présentation annuelle d’une autocertification au Ministère du Commerce entraînera sa suppression de la liste des participants, et que le transfert d'informations ne sera pas autorisé, sauf si Textron observe la directive européenne sur la protection des données.

Le département d’Ethique et de Conformité et le Directeur de la Sécurité des informations et du Respect de la vie privée seront chargés du respect des principes Safe Harbor en interne et de faciliter le mécanisme de recours indépendant référencé à l'article 7 susmentionné de cette Politique.

L’accès aux données de ressources humaines des employés européens sera réservé à un nombre limité d’utilisateurs ayant besoin d’en prendre connaissance.

Définitions
Union européenne – L’Union européenne (“UE") se compose de 27 états membres : Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Danemark, Espagne, Estonie, France, Finlande, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Royaume-Uni,  Slovaquie, Slovénie, et Suède.

Données de ressources humaines – (dans le cadre de cette politique) – Toute information de ressources humaines concernant une personne identifiée ou identifiable employée par Textron et qui peut être identifiée, directement ou indirectement, grâce à un numéro d’identification de référence ou un ou plusieurs facteurs spécifiques à son identité physique, physiologique, intellectuelle, économique, culturelle ou sociale.

Autocertification auprès du Ministère du Commerce – Textron doit certifier au Ministère du Commerce qu’elle respectera les principes Safe Harbor. Chaque année, Textron doit également indiquer qu’elle adhère aux principes Safe Harbor dans sa publication de déclaration de politique de respect de la vie privée. 

Données sensibles – Les données sensibles sont les données relatives à l'origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux croyances religieuses ou philosophiques, à l’adhésion à un syndicat, aux revenus, à la santé, à l’orientation sexuelle, ou à l’exécution présumée d’un délit. Ces données ne peuvent être transférées sans le consentement explicite de la personne concernée.

Responsabilités
Les questions concernant la transmission des données de ressources humaines de l’Union européenne (UE) vers les Etats-Unis ou tout autre pays hors UE ou la transmission ultérieure des données concernant le personnel une fois transmises aux Etats-Unis doivent être adressées au Directeur de la Sécurité des informations et du Respect de la vie privée. Cette personne est chargée de la mise à jour du présent document.

Chaque année, Textron doit certifier par écrit au Ministère du Commerce qu'il accepte d'adhérer aux principes Safe Harbor.